Nota księgowa w mpFaktura: Co to jest i kiedy ją wystawić?

Każdy przedsiębiorca spotyka się z różnymi dokumentami księgowymi w trakcie prowadzenia działalności. Jednym z nich jest nota księgowa. Ale czym dokładnie jest i kiedy można ją wystawić? Oto wszystko, co musisz wiedzieć.

Czym jest nota księgowa?

Nota księgowa to formalny dowód księgowy, podobny do faktury. Służy do potwierdzenia dokonania określonej operacji gospodarczej. Stosuje się ją w sytuacjach, gdy nie przewiduje się innego sposobu dokumentacji transakcji, na przykład w rozliczeniach między partnerami biznesowymi lub w przypadku umów dotacji.

Co powinna zawierać nota księgowa?

Aby nota księgowa była uznawana za ważny dowód księgowy, musi zawierać:

• Rodzaj dowodu (czyli "nota księgowa")
• Numer identyfikacyjny dowodu
• Dane stron uczestniczących w transakcji
• Opis operacji oraz jej wartość
• Datę dokonania operacji
• Podpis wystawcy oraz osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie dokumentu

Rodzaje not księgowych

W zależności od przeznaczenia, nota księgowa może być:

• Nota obciążeniowa: Dokumentuje przychody lub koszty nieopodatkowane VAT.
• Nota uznaniowa: Wystawiana przez stronę, która ma dług wobec drugiej strony.
• Nota obciążeniowo-uznaniowa: Używana, gdy jedna strona transakcji obciąża i uznaje drugą stronę jednocześnie.

Przykłady zastosowania noty księgowej

1. Obciążenie dłużnika odsetkami: Jeśli klient nie zapłacił za produkt lub usługę w określonym czasie, przedsiębiorca może wystawić notę księgową obciążającą go odsetkami za opóźnienie.

2. Kary umowne: Jeśli dostawca nie dostarczył produktu lub usługi w umówionym terminie, klient może wystawić notę księgową obciążającą dostawcę karą umowną.

3. Przeniesienie kosztów: W przypadku, gdy pewne koszty, takie jak opłaty skarbowe, są przenoszone na klienta, przedsiębiorca może wystawić notę księgową dokumentującą to przeniesienie.

4. Uznanie długu: Jeśli dłużnikowi została umorzona część długu, wierzyciel może wystawić notę księgową uznającą tę kwotę.

5. Korekta błędów: Jeśli na wcześniejszym dokumencie księgowym wystąpiły błędy, przedsiębiorca może wystawić notę księgową korygującą te błędy.

Często zadawane pytania (FAQ)

1. Czym różni się nota księgowa od noty korygującej?
   Nota korygująca służy do poprawy błędów na fakturach, podczas gdy nota księgowa jest używana do dokumentowania różnych transakcji gospodarczych.

2. Czy mogę wystawić notę księgową dla transakcji opodatkowanej VAT? Nie, nota księgowa jest przeznaczona tylko dla transakcji nieopodatkowanych VAT.

3. Jakie informacje muszę uwzględnić w nocie księgowej? Musisz zawrzeć informacje takie jak rodzaj dowodu, numer identyfikacyjny, dane stron, opis operacji, datę i podpisy odpowiednich osób.